Kodeks
Najprostsza odpowiedź na to pytanie brzmi: w oparciu o Ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks Postępowania Administracyjnego (zwanego dalej kodeksem) i oczywiście "na piśmie". Spróbujemy omówić zasady, obowiązki i prawa przysługujące nam w kontaktach z urzędami administracji w sprawach ogólnie mówiąc budowlanych.
Jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego prowadzonego w naszym kraju jest zasada kodeksu stanowiąca o dwuinstancyjności postępowania. Zasada ta mówi, iż od każdej decyzji strona może odwołać się do jednej, z reguły wyższej, instancji. Prawo żądania rozpatrzenia sprawy i wydania decyzji przez tę instancję należy do "naturalnych" reguł każdego rozwiniętego i praworządnego postępowania przed organami państwa. Naruszenie tej zasady stanowi rażące naruszenie prawa. Dalej mamy kolejną zasadę - sądowej legalności decyzji administracyjnych, która oznacza, że decyzje administracyjne mogą być na zasadach i w trybie określonym w kodeksie zaskarżane przez stronę do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Początkiem każdej sprawy (postępowania administracyjnego) jest żądanie strony bądź działanie urzędu (wszczęcie z urzędu). Zwykle zaczyna się wszystko od podania strony (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wniesionego na piśmie, telegraficznie, dalekopisem, faxem, e-mailem lub ustnie do protokołu. Przy tym należy zaznaczyć, że stroną jest każda osoba, której interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie, albo która żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek.
Podanie
Niezbędne wymagania stawiane podaniom to: wskazanie osoby od której pismo pochodzi, jej adres, treść żądania oraz podpis. W dobrze pojętym naszym interesie prawnym jest uzyskanie potwierdzenia wniesienia podania, wraz z datą jego złożenia, na kopii pisma. Urząd jest obowiązany kodeksem do potwierdzenia wniesienia podania na nasze żądanie. Jeżeli podanie nie posiada adresu wnoszącego, nie zwalnia to urzędu od podjęcia czynności. Może jednak pozostawić je bez rozpoznania wtedy, gdy nie ma możliwości ustalenia tego adresu na podstawie danych posiadanych przez urząd. Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa to organ wzywa wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni. W przypadku gdy pomylimy urząd administracji, do którego powinniśmy skierować nasze podanie, nie tracimy wówczas terminu, a organ zgodnie z zasadą udzielania pomocy prawnej winien przekazać je właściwej jednostce, informując nas jednocześnie o tym fakcie.
Należy jeszcze pamiętać o opłacie skarbowej, której podlegają podania i załączniki do nich. Wynoszą one 5,0 zł od podania i 0,5 zł od załącznika do podania (stan na dzień 31.12.2001). Od opłaty skarbowej zwolnione są podania i załączniki do podań, czynności urzędowe, zaświadczenia oraz zezwolenia w sprawach budownictwa mieszkaniowego.
Terminy zakończenia postępowania
Terminy zakończenia postępowania ustalono w kodeksie następująco:
1. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy które można rozpatrzyć:
- w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania;
2. Nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania powinna być załatwiona sprawa wymagająca przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
- w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.
3. Nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania powinna być załatwiona sprawa szczególnie skomplikowana.
Praktycznie w nieskomplikowanych sprawach budowlanych przyjmuje się podstawowy, miesięczny termin załatwienia sprawy. Nie mniej życie pokazuje, iż można się spotkać z każdym innym terminem zakończenia postępowania (postępowanie kończy się z chwilą wydania decyzji administracyjnej).
Gdy sprawa nie zostanie rozpatrzona w terminie ustalonym powyżej, mamy prawo złożyć zażalenie do organu administracji wyższego stopnia - jest to zażalenie na bezczynność organu. Pracownik, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.