Rozpoczęcie postępowania
Data złożenia podania jest datą wszczęcia postępowania administracyjnego. Urząd jest zobowiązany w oparciu o złożone i posiadane dokumenty ustalić wszystkie strony postępowania, po czym zapewnić im czynny udział w każdym stadium sprawy, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów. Praktycznie sprowadza się to do zawiadomienia przez urząd wszystkich stron postępowania odrębnym pismem, w którym poucza on o możliwości zapoznania się z aktami sprawy oraz wniesienia uwag i wniosków w ustalonym terminie. Pismo takie powinno zostać dostarczone przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Każda inna forma, taka jak list zwykły, list polecony, podrzucenie do skrzynki lub na wycieraczkę, skutkuje nieważnością doręczenia (to tak, jakby żadnego pisma strona nie otrzymała). Urzędy niekiedy z niedbalstwa zapominają o jedynie właściwej formie doręczania pism, co umożliwia oponentom konkretnej sprawy blokowanie i wydłużanie terminu zakończenia postępowania decyzją w oparciu, o którą można np. rozpocząć budowę.
Przestrzeganie zasady czynnego udziału strony w postępowaniu jest obwarowane sankcją innego przepisu kodeksu, który stwierdza, że "w sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu". Stąd niedopełnienie tego obowiązku przez organ w prosty sposób prowadzi do możliwości zmiany lub wręcz uchylenia decyzji (na przykład pozwolenia na budowę) jeżeli wnioskodawca bądź urząd pominie stronę w postępowaniu (np. sąsiada graniczącego z działką planowanej budowy, współwłaściciela działki budowlanej itp.).
Dostęp do akt sprawy
Wszystkie strony w toczącym się postępowaniu mają prawo do przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów oraz - o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony - uwierzytelniania sporządzonych przez stronę odpisów lub wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów (odnosi się to również do fotokopii). Ograniczenie ("ważny interes strony") jest konieczne, inaczej bowiem strony mogłyby często zupełnie niepotrzebnie żądać wyżej wymienionych czynności urzędu. Na tej podstawie właściciel przylegającego gruntu do planowanej inwestycji może w urzędzie np. oglądać projekt podziału gruntu, projekt budowy bądź mapki do decyzji o warunkach zabudowy itp. Urząd nie ma prawa zabronić bądź utrudniać przeglądania akt. Akta udostępniane są do wglądu w zasadzie w urzędzie prowadzącym postępowanie (poza nielicznymi wyjątkami). Należyta ochrona akt sprawy wymaga, by przeglądanie akt oraz sporządzanie z nich notatek odbywało się w obecności pracownika urzędu. Organ może odmówić przeglądania akt w sytuacji, gdy objęte są one tajemnicą państwową. Nie może być to jednak odmowa ustna, lecz musi mieć formę pisemnego postanowienia. Na postanowienie takie można złożyć zażalenie.
Udział stron
Strony mogą składać do sprawy uwagi, wnioski i opinie (na przykład o przesłuchanie świadka, przeprowadzenie oględzin terenu, dokumentów bądź uzyskanie orzeczenia biegłego). Obowiązek zawiadomienia stron o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin spoczywa na urzędzie prowadzącym sprawę. Zawiadomienie to musi zostać doręczone przynajmniej na siedem dni przed wyznaczonym terminem. Ma to umożliwić stronie nie tylko przybycie (gdy musi ona np. uzyskać zwolnienie z pracy czy też postarać się o opiekę nad małymi dziećmi), ale również przygotowanie się do realnego udziału w przeprowadzeniu dowodu, a więc przygotowanie wyjaśnień czy zgromadzenie dla poparcia swoich tez dalszych dowodów (np. dokumentów). Strona ma prawo brać czynny udział w przeprowadzeniu dowodu, może więc między innymi zadawać pytania świadkom, biegłym i innym stronom postępowania, składać wyjaśnienia oraz zgłaszać na poparcie swoich twierdzeń nowe wnioski dowodowe. Uwagi i wnioski dotyczące postępowania można wnosić do chwili wydania przez urząd decyzji administracyjnej.
Dlaczego każdą decyzję i informację powinniśmy uzyskać w formie pisemnej
Podczas całego postępowania urząd ma obowiązek informować wszystkie strony o wszelkich istotnych okolicznościach mogących mieć wpływ na rozstrzygnięcie sprawy (tj. na wydaną decyzję administracyjną). Od urzędnika należy oczekiwać udzielania wyjaśnień, pouczeń i wskazówek, gdyż jego obowiązkiem jest dbać o to, by żadna ze stron biorących udział w postępowaniu nie poniosła uszczerbku z powodu nieznajomości prawa. Zdarza się, że uzyskanie błędnej informacji od urzędnika spowoduje naszą szkodę. Fakt taki udowodnimy tylko wtedy, gdy będziemy mieli taką informację na papierze, stąd zawsze niezwykle ważnym jest załatwianie spraw na piśmie.